人力資源部門在公司中扮演著重要的角色，每天處理這么多文件會(huì)給人力資源團(tuán)隊(duì)帶來很多挑戰(zhàn)。數(shù)字化人力資源不僅可以加快流程，還可以提高效率和遵從性，從而產(chǎn)生重大影響。

許多大公司已經(jīng)放棄了他們的傳統(tǒng)系統(tǒng)，選擇了完全自動(dòng)化的數(shù)字系統(tǒng)。這里有六種數(shù)字化人力資源部門的方法，可以讓你的企業(yè)受益。

1. 提高合規(guī)

當(dāng)涉及到敏感數(shù)據(jù)的保密性和信息的保留時(shí)，HR記錄受到嚴(yán)格的法律約束。當(dāng)一個(gè)系統(tǒng)被數(shù)字化時(shí)，就不用擔(dān)心文件放錯(cuò)地方或丟失了。所有記錄和文件都被轉(zhuǎn)換成易于存儲(chǔ)的數(shù)字文檔，無論是在本地還是在云中。

如果電子記錄是可接受的，就很容易符合規(guī)定。文件管理起來更容易，并且在需要時(shí)才會(huì)得到保護(hù)。

聯(lián)邦勞動(dòng)法規(guī)要求在工作場所醒目地張貼勞動(dòng)法海報(bào)。足智多謀的遵守提供了強(qiáng)制性的勞動(dòng)法海報(bào)，你可以注冊免費(fèi)的提醒，所以你總是知道當(dāng)勞動(dòng)法更新發(fā)生在你附近。

2. 平衡隱私和可訪問性

物理文件是脆弱的，數(shù)字人力資源為它們提供了更多的保護(hù)。闖入文件柜要比在電腦上存取保護(hù)良好的文件容易。

它們可以被保護(hù)，并且只有那些具有相關(guān)權(quán)限的人才可以訪問它們。如果您將它們存儲(chǔ)在云中，并且它們由保護(hù)功能保護(hù)，這就提供了另一層保護(hù)。

3.加強(qiáng)版本控制和審核跟蹤

HR團(tuán)隊(duì)定期修改文件，當(dāng)涉及到版本更改和審計(jì)控制時(shí)，數(shù)據(jù)的輕微不匹配可能會(huì)導(dǎo)致問題。如果對數(shù)字拷貝進(jìn)行了更改，注釋可以準(zhǔn)確地說明對原始版本進(jìn)行更改的原因和時(shí)間。如果監(jiān)管機(jī)構(gòu)或檢查人員有任何疑問，他們會(huì)迅速而容易地解決。

4. 減少搜索次數(shù)

當(dāng)手工歸檔紙質(zhì)記錄時(shí)，很難再次找到它們。人為錯(cuò)誤意味著可能發(fā)生錯(cuò)誤歸檔。數(shù)字化使得人們只需敲擊幾下鍵盤就能很容易地找到文檔，而且?guī)缀蹩梢粤⒓丛L問。

在數(shù)字化過程中，通過實(shí)現(xiàn)光學(xué)字符識(shí)別(OCR)對數(shù)字文件進(jìn)行索引，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的智能提取。當(dāng)使用正確的軟件時(shí)，索引的數(shù)字文件是完全可搜索的。

5. 獲得額外的空間

人力資源部龐大的文檔量會(huì)占用大量空間。文件柜里的文件可以用來做與工作相關(guān)的活動(dòng)。數(shù)字化意味著物理記錄可以存儲(chǔ)在異地，為更高效的使用釋放出大量的空間。

6. 簡化招聘

人力資源管理軟件可以簡化招聘過程，自動(dòng)化招聘的各個(gè)階段。有可能在短時(shí)間內(nèi)有效地管理流程中的所有步驟并聘用最優(yōu)秀的人才。

企業(yè)正在徹底改變招聘流程，并嘗試使用人工智能、社交媒體和在線游戲來數(shù)字化招聘方式。語音指令應(yīng)用程序被一些公司用來回答各種有關(guān)費(fèi)用、休假工資等人力資源問題。

如果你被數(shù)字化人力資源部門的激進(jìn)方式嚇到了，記住，最好從簡單和小的開始。查看人力資源流程的各個(gè)方面，如工資管理、招聘等，然后決定哪些方面的數(shù)字化是最重要的。您總是可以從一個(gè)領(lǐng)域開始，然后在其他領(lǐng)域?qū)崿F(xiàn)它。